Stagiair evenementenorganisatie kabinetswissel OCW

Stagiair evenementenorganisatie kabinetswissel OCW

Ben jij er goed in om evenementen, recepties en feesten te organiseren? En heb je creatieve ideeën over hoe je dit in coronatijd zou kunnen doen? Zou je graag kennis maken met het werken voor een grote organisatie, zoals een ministerie? Lijkt het je uitdagend om dicht op de politieke en ambtelijke top aan de slag te gaan? Dan is deze stage in het projectteam Kabinetswissel bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vertrekken (OCW) iets voor jou!

In welke context ga je aan de slag?
Op 15, 16 en 17 maart zijn de verkiezingen voor de Tweede Kamer. Daarna wordt een nieuw kabinet gevormd en worden nieuwe ministers aangewezen. Dat betekent dat de huidige demissionaire ministers vertrekken. In hun plaats komen nieuwe minister(s) en/of staatssecretarissen. Bij zo’n wissel komt heel veel kijken en dat wordt door het projectteam Kabinetwissel van de directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA) in goede banen geleid. Dit team is op zoek naar een enthousiaste stagiair.

Wat ga je als stagiair doen?
Als stagiair draai je mee in het team en maak je kennis met alles wat komt kijken bij de kabinetswissel. Daarbij kun je denken aan het maken van een inwerkdossier en –programma voor de nieuwe ministers. Als stagiair zou jij het afscheid organiseren van de vertrekkende ministers. Er moet zowel een afscheidsreceptie voor externe partijen als voor de collega’s van OCW georganiseerd worden. Bovendien ga je aan de slag met de organisatie van de kennismaking van de nieuwe bewindslieden met het ministerie.

Wat maakt deze plek bijzonder?
Je krijgt als stagiair veel vrijheid om zelfstandig aan de slag te gaan. Zo ga je zelf op zoek naar geschikte locaties. Deze stage is een unieke kans om kennis te maken met het werken voor de politieke en ambtelijke top van een ministerie. Je informeert bijvoorbeeld bij de ministers naar hun wensen en legt opties die jij uitwerkt voor aan de Secretaris-Generaal (SG). Na akkoord van de SG en de ministers ga jij aan de slag met de organisatie van de evenementen; van het kiezen van de wijn, tot het regelen van entertainment en natuurlijk het in de gaten houden van het budget. Dat vraagt veel verantwoordelijkheidsgevoel.

De actualiteit rond corona zorgt ervoor dat we veel vragen van jouw creativiteit om het afscheid zo te organiseren dat het past binnen de maatregelen als gevolg van covid-19 en om ervoor te zorgen dat je alternatieven achter de hand hebt.

Hoe zit het met de begeleiding?
Je wordt onderdeel van het projectteam kabinetswissel. Jouw dagelijkse begeleider is een van de leden van het projectteam en heeft 4 jaar geleden zelf als trainee aan de klussen gewerkt die jij nu als stagiair gaat oppakken. Volop praktische ervaring dus! Bij haar kun je elke dag terecht met vragen. Naast dagelijkse contactmomentjes voor praktische vragen, plannen we ook maandelijks een voortgangsgesprek om te praten over je persoonlijke ontwikkeling. Je werkt verder samen met collega’s van de directies Communicatie en Organisatie & Bedrijfsvoering.

Functie-eisen

• Organisatietalent – affiniteit en bij voorkeur ook ervaring met het organiseren van evenementen. We verwachten natuurlijk niet dat je op deze schaal ervaring hebt, maar denk bijvoorbeeld aan kleinere evenementen voor een studentenvereniging of je opleiding.
• Stressbestendigheid – je zult soms snel moeten schakelen.
• Zelfstandigheid – er wordt van je gevraagd dat je in ieder geval 3 evenementen grotendeels zelfstandig organiseert. Andere taken binnen het team zijn in overleg. Je begeleider staat elke dag voor je klaar, maar heeft naast dit projectteam ook andere werkzaamheden.
• Organisatiesensitiviteit – je werkt dicht tegen de politieke en ambtelijke top aan. Dat vraagt dat je soms discreet bent en je bewust bent van je positie. Je moet in ieder geval voor open staan om dit te leren als je bij ons aan de slag gaat.
• Flexibiliteit – de agenda’s van de ministers en het moment van de kabinetswissel staan nog niet vast. Ook kan corona roet in het eten gooien. Je moet kunnen schakelen tussen verschillende scenario’s voor de evenementen
• Communicatief sterk
• Je kunt goed samenwerken
• Interesse in politiek en actualiteit
• Een goede schrijfvaardigheid of de wil om dat te leren

Voor meer informatie zie: https://www.werkenvoornederland.nl/vacatures/stagiair-evenementenorganisatie-kabinetswissel-ocw-OCW-2021-0025#0